Gesundheit neu denken! – Das war das Motto der 15. Branchenkonferenz Gesundheitswirtschaft 2019.

Die BioCon Valley GmbH organisiert im Auftrag des Landes Mecklenburg-Vorpommern die nationale Branchenkonferenz Gesundheitswirtschaft, zu der sich jährlich mehr als 700 Fachleute, Interessenvertreter und Politiker über die Entwicklung und Perspektiven im Gesundheitssektor austauschen. Diese Konferenz ist ein Baustein im Masterplan des Landes Mecklenburg-Vorpommern auf dem Weg zum Gesundheitsland Nr. 1. Durch das 15-jährige Bestehen hat sich diese Veranstaltungsreihe somit zu einem einflussreichen Forum des Gesundheitssektors entwickelt.

Für ein solch innovatives Projekt, braucht man eine ebenso geeignete Website.

Gewünscht war ein modernes, ansprechendes und übersichtliches Webportal, das die Teilnehmer auch während der Konferenz wie eine App nutzen können. Gesagt, getan.

Die Herausforderung bestand darin, einen in den Vorjahren gewachsenen Prozess zur Teilnehmerregistrierung und Programmplanung neu zu strukturieren. Die Lösung war es, das als funktionale Erweiterung für das TYPO3-Redaktionssystem zu konzipieren, umzusetzen und in der aktiven Vorbereitungsphase der Konferenz zu optimieren. Zusammen mit dem Kunden spezifizierten wir den Anmeldeprozess und im Rahmen der Konferenz die Varianten an Sonderveranstaltungen, die zum Teil teilnehmerbeschränkt („Ship to Business“) oder kostenpflichtig („Abendempfang“) waren. So entwickelten wir während der Zusammenarbeit eine Konferenz-Software, die alle Sonderspezifikationen berücksichtigte.

Was das heißt:

Die Konferenz ist eine Einladungskonferenz. Das bedeutet, es kann nur teilnehmen, wer zuvor eingeladen wurde. Für das Einladen zur Konferenz und deren Veranstaltungen werden also potentielle Teilnehmer angeschrieben. Mit diesem Anschreiben erhalten sie einen Zugangscode zur Registrierung auf dem Webportal der Branchenkonferenz. Nachdem sich die Teilnehmer mithilfe des Zugangscodes angemeldet haben, werden ihnen ihre persönlichen Daten aufgezeigt, die sie gegebenenfalls korrigieren können. Überarbeitete Datensätze werden über die Schnittstelle an die Konferenzagentur zurückgegeben, um die Datensätze aktuell zu halten.

Was ist mit den Personen, die kein Anschreiben bekommen haben?

Auch das ist kein Problem, denn Interessenten, die nicht vorab angeschrieben wurden, können über ein separates Verfahren einen Wunsch zur Einladung äußern. Ihre Daten werden im Nachgang noch in das System eingearbeitet und sie erhalten ihren Zugangscode.

Was passiert danach?

Mit der Teilnehmerregistrierung melden sich die Besucher nicht nur für die Konferenz an, sondern wählen auch ihr persönliches Tagungsprogramm aus, denn für einige Veranstaltungen, wie Diskussionsforen, Workshops oder Vorträge,müssen sie sich zusätzlich anmelden. Durch die Teilnehmerregistrierung lassen sich für den Veranstalter Teilnehmerlisten generieren sowohl für die Gesamtkonferenz, als auch für die einzelnen Teilveranstaltungen.

Vorteil der Website:

Durch den Zugangscode kann jeder Teilnehmer zu jeder Zeit auf sein individuelles Tagungsprogramm zugreifen. Die Webseite ist (natürlich) responsiv, fungiert also vor Ort auf mobilen Geräten, wie ein persönlicher „Stundenplan“. Das Tagungsprogramm wird dadurch übersichtlich und zeitlich, sowie thematisch strukturiert präsentiert.

Während der Vorbereitungsphase können die Organisatoren über die Datenschnittstelle jederzeit das Programm und die Referentenliste aktualisieren.

FAZIT: Durch die neue Website können nun zügig und unkompliziert Änderungen vorgenommen werden, was sehr zur Freude des Kunden ist. Die Funktionalität und das Design des Webportals sind ansprechend und zeitgemäß. Die Erarbeitung eines modernen, ansprechenden und übersichtlichen Webportals, wie Prof. Dr. Zygmunt (Präsident der Branchenkonferenz) es sich gewünscht hat, ist damit gelungen oder um es mit Frau Cornelia Kampes Worten zu sagen: „Die Zusammenarbeit mit Qbus = 100% Plus!“.

Auf einen Blick:

Projekt: Webportal für die Nationale Branchenkonferenz Gesundheitswirtschaft

Kunde: BioCon Valley GmbH, Rostock, Greifswald

Ansprechpartner: Nicole Friedrich, Projektleiterin bei BioCon Valley

Projektlaufzeit: Februar 2019 bis Juni 2019, laufender Support

Projektvolumen: ca. 45 Tagewerke

Leistungen: Prozessklärung in enger Abstimmung mit dem Kunden und der zuständigen Konferenzagentur, Feinkonzeption mit Wireframes, Screendesign, Technische Umsetzung mit dem CMS TYPO3, Konzeption und Programmierung einer individuellen TYPO3-Erweiterung zur Abbildung der Konferenzregistrierung und des Konferenzprogramms, bidirektionale Datenschnittstelle zur Konferenzagentur