Intranet für das BerufsBildungsWerk Greifswald

Qbus entwickelt für die ca. 400 Mitarbeiter des BerufsBildungsWerk Greifswald (BBW) eine Intranet-Lösung auf Basis des Open Source Content Management Systems TYPO3.

Die Herausforderung

Das BerufsBildungsWerk Greifswald ist eine aus fünf Einzelunternehmen bestehende Unternehmensgruppe mit einem breit gefächertem Aufgabenspektrum. Als Bildungsdienstleister ist die Gruppe in erster Linie eine spezialisierte Einrichtung für die Berufsvorbereitung und Erstausbildung junger Menschen mit Handicaps. Im Mittelpunkt der Arbeit steht die gleichzeitige berufliche, soziale und medizinische Rehabilitation der Auszubildenden.

Neben den berufsspezifischen Inhalten aus mehr als 40 Ausbildungsgängen sind somit auch umfassende medizinische und sozialpädagogische Prozesse interdisziplinär zu bewältigen.

Das Intranet dient in diesen Prozessen als umfassende Informations- und Dokumentationsdrehscheibe für die ca. 400 Mitarbeiter aller fünf Unternehmen. Dabei soll das System sowohl die formale Abschirmung der einzelnen Arbeitsbereiche untereinander als auch deren offenen Austausch gleichermaßen unterstützen. Das Intranet muss also so aufgebaut sein, dass es sowohl die jeweiligen Teilunternehmen einzeln abbildet, als auch den Austausch in der gesamten Gruppe ermöglicht.

Anmeldung
Mitarbeiterverzeichnis
Mitteilungen für die gesamte Gruppe
Mitteilungen in einem Einzelunternehmen
Ein Artikel im Wissensraum
Artikel im Ideenportal

Komplexe Struktur und Rechteverwaltung

Diese Anforderung wird hauptsächlich dadurch umgesetzt, dass das Intranet aus fünf virtuellen Teilsystemen und einer zentralen Portalseite besteht. Die Struktur der Zugangsrechte leitet sich aus einer Anbindung zur internen IT-Infrastruktur der Gruppe mit einem Active-Directory-Verzeichnisdienst ab. Ein sich anmeldender Nutzer wird auf Basis dieser Rechte in das korrekte Firmennetz weitergeleitet und kann nur in diesem arbeiten. Weiterhin hat er Zugang zur firmenübergreifenden Portalseite.

Für einzelne Inhalte kann angegeben werden, ob sie nur in einem Teilbereich oder auch im Portalbereich sichtbar gemacht werden. Darüberhinaus gibt es bereichsübergreifende Spezialmodule.

Modularer Lösungsansatz

Mit interaktiven und individuell konzipiert Modulen, welche die Mitarbeiter anregen sich aktiv mit Ideen in das Unternehmen einzubringen unterstützt das Intranet die Arbeitsweise des BerufsBildungsWerk Greifswald. Die wichtigsten Sozialkompetenzen des Unternehmens wie Wertschätzung, Vertrauen und Leistung werden dadurch gefördert.

Neben bekannten Intranetfunktionen wie Terminanzeige und Nachrichten wurden spezifische Module als individuelle TYPO3-Extensions konzipiert und umgesetzt.

Kernfunktion ist ein Mitarbeiterverzeichnis, das sich auf die Daten des zentralen Active-Directory-Verzeichnisdienstes in der Unternehmensgruppe stützt.

Das Umfragemodul ermöglicht den Unternehmen, schnell ein Meinungsbild der Mitarbeiter zu erhalten.

Mit dem Dokumentenarchiv ist es im Intranet möglich, Dokumente hochzuladen und sie so innerhalb des Unternehmens zugriffsgeschützt allen relevanten Nutzern zugänglich zu machen, ohne, dass man für das Backend Zugangsrechte benötigt. Die Dokumente können Themen zugeordnet werden, sodass ein Auffinden spezifischer Informationen nicht nur über die Suchfunktion möglich ist. Dieses Modul wird schwerpunktmäßig für QM-Dokumente (Qualitatsmanagement) im Rahmen der ISO 9000-Zertifizierung eingesetzt.

Die Module Wissensraum und Ideenportal gleichen einem Internetforum in denen  Ideen vorgeschlagen, durch die Kommentarfunktion weiter entwickelt und diskutiert werden können. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, am (Erarbeitungs)-Prozess aktiv und direkt beteiligt zu werden.

Der Wissensraum ist im Intranet der Unternehmensgruppe integriert und fördert so die übergreifende Kommunikation. Es dient vor allem Dokumentationszwecken für Prozesse oder auch fachliche Themen.

Das Ideenportal wurde entwickelt, um die Unternehmenszugehörigkeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu stärken. Hier geht es um Anregungen zur Verbesserung der gemeinsamen Arbeit, aber auch um Wünsche und Anforderungen an die Unternehmensführung.

Dokumentation und Schulung

Für die Redakteure des Intranets wurde eine umfassende Dokumentation der redaktionellen Abläufe zusammen gestellt und in einer  Schulung vor Ort vermittelt.

Support und Weiterentwicklung

Qbus betreut das Projekt weiter im Rahmen eines Supportvertrages. Neben der Sicherung eines reibungslosen Betriebes werden auftretende Probleme gelöst und weitere funktionale und inhaltliche Wünsche des Kunden BBW umgesetzt.

Auf einen Blick

  • Projekt: Intranet des Berufsbildungswerkes Greifswald
  • Kunde: BerufsBildungsWerk Greifswald der Diakoniewerk Greifswald gGmbH
  • Ansprechpartnerin: Frau Dr. Catrin Dohse
  • Projektlaufzeit: August 2016 bis Juli 2017
  • Projektvolumen: ca. 50 Tagewerke

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